弁護士事務所のタスク管理を効率化するHubSpot活用法【AI案件管理システム】

はじめに

弁護士の日々の業務の多くは、膨大な量の資料処理に費やされています。契約書の整理、タイムカードの集計、登記簿の情報整理などの作業により、本来注力すべき法律的な判断や戦略立案の時間が制限されているのが現実です。

多くの法律事務所では、案件情報や当事者の情報が様々な場所に散在しており、必要な情報を探し出すために多大な時間を費やしています。また、クライアントとの関係構築や案件の進捗管理を効率的に行うためのシステムが整備されていない事務所も少なくありません。

このような課題を抱える法律事務所にこそ、HubSpotのようなCRM（顧客関係管理）システムが適しています。特に、MINTS電子提出システムの普及や各種ITツールの導入が進む中、これらを統合的に管理できるプラットフォームとして、HubSpotの重要性がますます高まっています。

チャットで対話する法律事務所の案件管理システムが現実に

近年、AI技術は目覚ましい進歩を遂げ、さまざまなクラウドサービスにAI機能が実装されています。その一例が、HubSpotがベータ版として提供している「Copilot Breeze」です。このチャットボットUIを通じて指示を出すと、システムに登録された当事者や案件の情報を分析し、質問に答えてくれる機能です。

HubSpotのベータ版AI機能「Copilot Breeze」では、たとえば「このコンタクト（世良 英誉）とのミーティング準備をして」とチャットで指示すれば、AIがヒモ付いた情報を参照し、必要事項をまとめて返してくれる"近未来感"あふれる機能です。

将来的には、入力の自動化として音声解析から項目への反映などが進んで、「法律事務所の全案件や当事者、関連書類をAIが理解し、会話形式で瞬時に答えてくれる」世界観が実現する可能性があります。

Copilot Breezeのチャットボット機能は、まだ日本語対応の精度が発展途上です。将来的に入力機能が正確かつ容易になることで、法律事務所の「全ての案件」や「関係者の情報」が正しく格納されていれば、AIがそれらを丸ごと理解した状態で自然言語による質問にスピーディーに応答してくれる世界観が実現するかもしれません。チャットUIでサクサク質問できるようになると、わざわざ「各フォルダをクリックして情報を探す」という操作が要らなくなるので、弁護士や事務スタッフの方々にとって格段に使いやすい環境となるでしょう。

HubSpotの基本構造と法律事務所での活用方法

HubSpotには情報を管理するための"箱"が4つ存在します。システム内では「オブジェクト」と呼ばれますが、法律事務所での運用をイメージしやすいように説明してみましょう。

1. コンタクト：依頼者、相手方、担当者といった個人情報を管理
2. 会社：企業クライアント、裁判所、検察庁といった法人・組織情報を格納
3. 取引：訴訟案件、相談案件、契約案件といった案件情報を管理
4. タスク：期日対応、書類作成といったタスク・課題管理

これらのオブジェクトは相互に関連付けることができるため、たとえば特定のクライアント（コンタクト）に関連する会社情報、進行中の案件（取引）、そして個別のタスク（チケット）を一括して確認することが可能です。

法律事務所特有のニーズに合わせて、カスタムプロパティ（項目）を追加することもできます。事件番号、案件の分野（民事、刑事、企業法務など）、裁判所名、担当裁判官、次回期日などの情報を独自に設定し、管理することが可能です。

💡ワンポイント💡

• コンタクトには、個人のメールアドレスや電話番号などを
• 会社には、組織名や住所などを
• 取引（案件）には、案件のステージや事件番号などを
• タスクには、期限や担当者、進行状況などを

入力するように意識しましょう。

HubSpotを使いこなすコツ：情報を「正しい箱」に入れ、箱同士をしっかり紐づける

1. 適切な“箱”に情報を入れる

メールアドレスや電話番号などの“個人情報”は「コンタクト」へ、企業名や所在地などの“組織情報”は「会社」へ、案件の進捗や概要は「取引」へ格納する、といった具合で、情報が重複しないように整理します。

「どの情報をどの箱に入れるのか」を事前に事務所内でルール化しておくと良いでしょう。企業法務案件なら「取引先の会社＝会社」「法務担当者＝コンタクト」のように、民事事件なら「裁判所＝会社」「依頼者・相手方＝コンタクト」のように振り分けるとイメージしやすくなります。

2. "箱"を紐づける

HubSpotの強みは、「コンタクト」と「会社」など、箱同士を簡単に紐づけられる点です。

• 例：コンタクト「山田太郎」と会社「株式会社ABC」を関連付けることで、誰がどの組織に所属し、どの案件に関わっているかが一目瞭然になります。

ExcelやNotionでは、一つの表に会社名・住所・担当者名・役職などを並べがちですが、これではデータが重複してしまいます。箱ごとに情報を分けて紐づけることで、情報の修正や更新が格段に簡単になります。

良い例：（この2つのテーブルを紐づけるイメージ）

悪い例：

実際の案件管理画面を見てみる

HubSpotの「取引（案件）」画面は大きく3つのエリアに分かれます。

1. 左1/3画面：案件情報の概要（ステージやパイプラインなど）
2. 中央エリア：コミュニケーション履歴やタスクなどの時系列ログ
3. 右1/3画面：紐づいているコンタクト・会社等の一覧

左1/3画面：案件情報の概要

ここでは、「取引（案件）」に紐づく基本的なプロパティが表示されます。

• ステージ：進捗状況を管理（例：相談受付 → 受任 → 訴訟継続中 → 終了 など）

• パイプライン：案件の種類やフェーズによってカスタマイズ（例：相談用 / 訴訟用）

💡ポイント：かんばん形式にも対応💡

ステージはドラッグ＆ドロップで変更できる“かんばん”形式にも対応しています。タスク管理ツールのように視覚的に進行度合いを把握できるので、複数案件を同時進行する際も進捗がひと目で分かります。

また、法律事務所では案件の種類によって必要となる項目が異なりがちです。

• 交通事故案件なら「事故発生日」
• 訴訟案件なら「事件番号」や「管轄」

そんな時はパイプラインを切り替えることで、各案件の特性にあわせた独自項目を設定し、管理できます。

右1/3画面：関係者（コンタクト・会社）の管理

ここは、当該案件に関わるコンタクト・会社などの“箱”を紐づける場所です。

• 当事者、相談者：コンタクト
• 相手方企業、裁判所、警察、検察庁：会社として登録

たとえば、当事者「山田太郎」には「原告」「相談者」などの“タイプ”を付与しておけば、関係性が一目瞭然です。裁判所や検察庁も“会社”オブジェクトとして登録し、各案件に紐づけるだけで、関係する機関や組織がすべて表示されます。

事件処理に関わるあらゆる書類をHubSpotにアップロードすることも可能ですが、容量の問題や検索性を考慮し、見積書や請求書など“お金周りのファイル”をHubSpotに保存し、その他の裁判資料などは別のクラウドストレージを使うなど、切り分ける方が運用しやすい場合もあります。

画面中央：コミュニケーションやタスクの履歴

ここでは、案件に対するアクションを時系列で管理できます。

• メモ：議事録や打ち合わせ内容の記録

• Eメール：GmailやOutlookと連携して、当事者とのやり取りを自動でログ化
• コール：電話連携サービスを使えば発着信履歴、通話内容の録音も記録

当事者とのコミュニケーションを一元管理できます。HubSpotとGmailを連携すると、「Eメール」タブに当事者との送受信メールが自動的に記録されます。また、HubSpotと携帯電話を連携すれば、「コール」タブで通話の日時や内容を管理できます。さらに、zoomphoneなどのクラウド電話サービスと連携すれば、通話内容そのものも記録に残せます。

• タスク：案件ごとにTODOを作成して管理 → 後ほど全タスクをまとめて一覧できる

4つの"箱"を連携すると、あらゆる視点から情報を把握できる

それぞれの画面説明を踏まえ、4つの“箱”を紐づけることで得られるメリットを整理してみます。

1. 会社の視点から

「株式会社ABC」という会社の箱を開くと、

• 紐づいているコンタクト（社員や担当者）
• 関係する取引（訴訟や相談案件）
• 今後のタスク（期限、担当者など）といった情報が一目で分かります。担当者の異動や新任があった場合も、会社情報を更新するだけで全体に影響が及ぶため、更新漏れを防止できます。

2. 人（コンタクト）の視点から

「コンタクト」の画面で「山田太郎さん」を確認すると：

• 山田さんが所属している会社（組織）
• 山田さんが関わっている案件（取引）
• これまでのコミュニケーション履歴などが一目瞭然です。同じ人物が複数の案件に関わっている場合でも、必要な情報に簡単にアクセスできます。
• さらに、コンタクト情報の一覧表示や検索（名前やメールアドレスなど）も可能で、コンフリクトチェックも容易に行えます。

3. 案件（取引）の視点から

「取引」の画面では、以下の情報が集約されています：

• 当該案件に紐づいているコンタクト（依頼者や相手方、担当者など）
• 関係する会社（裁判所や役所も"会社"として登録）
• 事件ごとの資料ファイルやタスク
• メールや電話のコミュニケーションログが集約されています。複数人での案件管理時も、「誰が何をしたか」「次にすべきことは何か」が明確に把握できます。

4. タスクの視点から

「タスク」は各"箱"から作成・参照が可能です：

• 個人に対して依頼しているタスク
• 特定の案件に紐づいているタスク
• 会社（組織）への対応が必要なタスクなどをまとめて一覧できるため、業務の抜け漏れを防ぎ、弁護士やスタッフの皆さんが計画的に業務を進めやすくなるでしょう。

次世代案件管理システムの実現に向けて

冒頭でご紹介した、HubSpotのベータ版AI機能「Copilot Breeze」。たとえば

「このコンタクト（世良 英誉）とのミーティング準備をして」

とチャットで指示すれば、AIがヒモ付いた情報を参照し、必要事項をまとめて返してくれる“近未来感”あふれる機能です。将来的には、

• 入力の自動化（音声解析→項目に反映）
• より自然なチャットUIでの情報検索

などが進んで、「法律事務所の全案件や当事者、関連書類をAIが理解し、会話形式で瞬時に答えてくれる」世界観が実現する可能性があります。

1. 入力の自動化

案件管理システムに共通する課題として、「入力の手間」問題があります。Copilot BreezeのようなAI機能が音声データや通話記録などを自動的に解析し、コンタクトや取引情報を更新してくれるようになれば、入力作業の大幅な効率化が期待できるでしょう。既にHubSpotでは他サービス（Zoom Phone など）と連携して通話ログを残せるため、その延長で「会話内容を自動でテキスト化・フィールド更新」といった機能が実装される可能性は十分にあります。

2. より自然なチャットUIでの情報検索

Copilot Breezeのチャットボット機能は、まだ日本語対応の精度が発展途上です。しかし、将来的に入力が正確かつ容易になることで、法律事務所の「全ての案件」や「関係者の情報」が正しく格納されていれば、AIがそれらを丸ごと理解した状態で自然言語による質問にスピーディーに応答してくれる世界観が実現するかもしれません。チャットUIでサクサク質問できるようになると、わざわざ「各箱をクリックして情報を探す」という操作が要らなくなるので、弁護士や事務スタッフの方々にとって格段に使いやすい環境となるでしょう。

まさに「CRM×生成AI」がもたらす次世代の業務効率化の一端と言えるでしょう。現時点で精度に課題があっても、早期に触れておくことで将来のアップデートにスムーズに対応できる可能性が高まります。法律事務所での業務効率化を考えるうえでも、一度チェックしてみる価値があるでしょう。